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OST-Dateien am Limit: Speicherproblematik bei delegierten Exchange-Konten und effektive Lösungsansätze

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In Microsoft-365- und Exchange-Umgebungen spielt der lokale Outlook-Datenspeicher (OST-Datei) eine zentrale Rolle für die Performance und Verfügbarkeit von Postfachdaten. Doch insbesondere bei Nutzern mit delegierten oder freigegebenen Postfächern kann die Größe dieser Datei schnell zum Problem werden – mit Auswirkungen auf die Stabilität, Synchronisation und Nutzerzufriedenheit.

In diesem Beitrag beleuchten wir die Ursachen dieser Speicherproblematik und zeigen praxiserprobte Lösungsansätze, wie Unternehmen die OST-Dateigröße effektiv managen können – unter anderem durch gezielten Online-Zugriff, getrennte Postfachstrukturen und die Einbindung lokaler PST-Archive.

Die Ausgangslage: OST-Dateien und ihre Grenzen

Microsoft Outlook verwendet OST-Dateien (Offline Storage Table), um Exchange-Daten lokal zwischenzuspeichern. Dies gewährleistet schnelle Ladezeiten und Offline-Zugriff, selbst bei eingeschränkter Netzwerkverbindung.

Die Herausforderung: Outlook speichert nicht nur das primäre Postfach, sondern standardmäßig auch alle delegierten oder freigegebenen Postfächer in derselben OST-Datei. Bei umfangreichen Berechtigungen auf andere Postfächer – etwa im Assistenzbereich, im Management oder im Projektumfeld – wächst die OST-Datei dadurch rasant an.

Die Folge sind:

• Überschreitungen der Outlook-internen Speichergrenzen (Standard: 50 GB, technisch möglich bis 100 GB),

• reduzierte Performance (lange Ladezeiten, Suchprobleme),

• Synchronisationskonflikte oder Datenverlust.

Strategische Lösungsansätze zur OST-Entlastung

Um der Speicherproblematik langfristig zu begegnen, bietet sich ein Bündel an technischen und organisatorischen Maßnahmen an:

1. Freigegebene Postfächer im Online-Modus betreiben

Die einfachste Möglichkeit zur Reduktion des OST-Wachstums ist die gezielte Konfiguration von Outlook, freigegebene oder delegierte Postfächer nicht lokal zu synchronisieren, sondern im sogenannten Online-Modus zu betreiben.

Konfiguration:

• Outlook > Datei > Kontoeinstellungen > Weitere Einstellungen > Erweitert

• Deaktivierung der Option „Freigegebene Ordner herunterladen“

Vorteile:

• Reduzierte lokale Speicherlast

• Zugriff auf stets aktuelle Daten

• Keine Speicherbegrenzung durch OST-Dateigröße

Beachte: Diese Methode erfordert eine stabile Netzwerkverbindung, da die Daten bei jedem Zugriff vom Exchange-Server geladen werden.

2. Separate Outlook-Profile oder Exchange-Konten verwenden

Eine weiterführende Maßnahme besteht darin, delegierte Postfächer in einem separaten Outlook-Profil oder als eigenständige Exchange-Konten zu verwalten. Dies führt dazu, dass jedes Postfach eine eigene OST-Datei erhält – und somit physisch vom primären Postfach getrennt wird.

Vorteile:

• Klare Trennung der Datenströme

• Individuelle Synchronisationseinstellungen pro Konto

• Vermeidung eines zentralen Speicherengpasses

Beachte: Die Benutzerfreundlichkeit leidet ggf. durch das Umschalten zwischen Profilen.

3. Lokale PST-Archive für ältere Inhalte einbinden

Ein bewährter Klassiker im Speicher-Management ist die Verwendung von lokalen PST-Dateien (Personal Storage Table). Diese eignen sich hervorragend zur Archivierung älterer Mails, Anhänge oder Projektkommunikation, die nicht permanent im OST abgelegt werden müssen.

Empfohlene Vorgehensweise:

• Anlage einer strukturierten PST-Datei auf dem lokalen System oder einem gesicherten Netzlaufwerk

• Regelmäßige manuelle oder regelbasierte Verschiebung älterer Inhalte (z. B. älter als 12 Monate)

• Einbindung der PST-Datei in Outlook zur komfortablen Nutzung

Vorteile:

• Entlastung der OST-Datei ohne Datenverlust

• Beibehaltung der Zugriffsmöglichkeiten auf ältere Inhalte

• Hohe Flexibilität bei der Archivierung

Wichtig: PST-Dateien sind lokal gespeichert und unterliegen nicht der Exchange-Compliance. Daher sollten sie nur verwendet werden, wenn ein entsprechendes Backup- und Schutzkonzept existiert.

4. In-Place-Archivierung und Retention Policies

Für Unternehmen mit Microsoft 365 oder Exchange Online steht eine professionelle Alternative zur PST-Datei zur Verfügung: das Online-Archivpostfach (In-Place Archive). Dieses fungiert als separates Langzeitarchiv innerhalb des Exchange-Postfachs und wächst automatisch mit.

Zusätzlich empfohlen:

• Einrichtung von Retention Policies, um ältere Inhalte automatisch zu verschieben

• Schulung der Benutzer zur optimalen Nutzung des Archivpostfachs

Vorteile:

• Zentral verwaltbar und revisionssicher

• Kein Eingriff in die OST-Datei notwendig

• Einhaltung regulatorischer Vorgaben